Voor deze doelstelling en voor de behandeling van subsidieaanvragen verwerkt het Fonds Podiumkunsten persoonsgegevens. Degenen van wie het Fonds die persoonsgegevens verwerkt kunnen erop vertrouwen dat er zorgvuldig met zijn of haar persoonsgegevens wordt omgegaan. Of je nu een aanvrager, een geïnteresseerde volger, een relatie, vrijwilliger of bezoeker van de website bent. Jouw persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.
Het Fonds Podiumkunsten voldoet aan de nationale en Europese privacywet- en regelgeving. In deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. Voor meer informatie over de regelgeving zie ook de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.
Voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, woonadres, telefoonnummer, opleidings- en carrière gegevens en gegevens uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel: Deze gegevens verwerken wij voor zover die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van, en besluitvorming over, de subsidieaanvraag. Deze gegevens kunnen zowel worden opgevraagd van de hoofdaanvrager, mede-aanvragers maar ook van eventuele co-financiers, samenwerkingspartners, adviseurs, en het personeel dat voor een project wordt samengesteld (de “commissie”). Daarnaast worden deze gegevens verwerkt ten behoeve van een sollicitatieprocedure.
Voor- en achternaam, telefoonnummer, e-mailadres, inhoud van het bezwaar: deze gegevens worden verwerkt voor het behandelen van bezwaren tegen beschikkingen van het Fonds Podiumkunsten.
Bankrekeningnummer (IBAN): Om het verrichten van een betaling mogelijk te maken – ten behoeve van een subsidieverstrekking – dienen wij je betaalgegevens te verwerken. Daarnaast ontvangen wij automatisch jouw betaalgegevens indien een betaling wordt verricht via de website.
BSN-nummer: het BSN-nummer wordt enkel verwerkt indien wij hiervoor een wettelijke grondslag hebben conform de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) en dit nummer nodig hebben om onze publieke taak uit te voeren. In dit geval betekent dat het verstrekken van subsidie.
Foto en videomateriaal: bij een subsidieaanvraag kan gevraagd worden om foto en video materiaal, zoals links naar online registraties. Per regeling is aangegeven welke rol dit materiaal speelt bij de beoordeling. Daarnaast kan een aanvrager zelf beeldmateriaal opnemen in een aanvraag, bijvoorbeeld in een plan van aanpak. Dit is puur ter “opmaak” van de aanvraag en wordt niet beoordeeld door het Fonds.
Voorkeuren: je kunt zelf aangeven of je wel of niet de digitale nieuwsbrief wilt ontvangen over allerlei aangelegenheden die verband houden met het Fonds Podiumkunsten, waaronder publicaties. Deze nieuwsbrief stemmen wij zoveel mogelijk af op jouw voorkeuren. Voor verdere informatie over onze nieuwsbrief, zie het kopje “nieuwsbrief”.
In zeer uitzonderlijke gevallen worden strafrechtelijke of bijzondere persoonsgegevens verzameld. Dit gebeurt alleen als dit wettelijk toegestaan is en noodzakelijk voor een verwerking. Bijvoorbeeld in het kader van subsidieprogramma’s die gericht zijn op de bevordering van bepaalde minderheidsgroepen.
Daarnaast mogen wij jouw persoonsgegevens gebruiken als wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben. In het kader van dit gerechtvaardigd belang vragen wij jouw naam, woonplaats, e-mailadres en adresgegevens. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om jou als persoon te identificeren, om serviceberichten omtrent jouw subsidieaanvraag te sturen als per mail, om je te benaderen ten behoeve van onderzoek van het effect van de publieke taak en de effectiviteit van subsidie regelingen. Bovendien verwerken wij deze gegevens op het moment dat bezwaar, beroep, een klacht en/of overig formeel verzoek (bijvoorbeeld een WOO-verzoek) wordt aangevraagd.
Ook kunnen wij ons beroepen op een wettelijke grondslag. Als overheidsinstantie dient het Fonds Podiumkunsten namelijk zo transparant mogelijk te zijn over de wijze waarop zij haar taken uitvoert die aan haar zijn toegewezen. Gelet hierop publiceert het Fonds Podiumkunsten op haar website kerngegevens over de gesubsidieerde projecten (conform de Wet Open Overheid). Het gaat dan om de naam van de hoofdaanvrager, de titel van de aanvraag (het “project”), de instelling, het websiteadres van de instelling en (eventueel) de publiekssamenvatting van het project (of een korte biografie).
De laatste grondslag waarop wij ons op kunnen beroepen is toestemming. Zo sturen wij jou alleen onze nieuwsbrief wanneer jij uitdrukkelijk hebt aangegeven deze te willen ontvangen (zie het kopje “Nieuwsbrief”). Ook verzoeken we in een aanvraagformulier regelmatig om toestemming te geven voor het delen van beeldmateriaal en vragen we aan aanvragers met een subsidie om zelf foto- en videomateriaal te delen met het Fonds met als doel om de podiumkunsten te promoten.
Tot slot zijn niet alle gegevens die wij verwerken herleidbaar naar jou. Voor onderzoek naar subsidieaanvragen, procedures en de afhandeling van formele verzoeken om de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen verbeteren, worden enquête resultaten anoniem verwerkt.
Wanneer je de nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen, dan kun je je kosteloos uitschrijvens middels de link die onderaan elke nieuwsbrief staat, de zogenaamde “opt-out”.
De gegevens omtrent afgewezen subsidie aanvragen bewaren wij vijf (5) jaar. De toegekende subsidie aanvragen bewaren wij twintig (20) jaar. Na afloop van deze periode worden de aanvraagdossiers overgebracht naar het Nationaal Archief conform de bewaartermijnen zoals benoemd in de Archiefwet.
Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht of vanwege ons gerechtvaardigd belang. Zo verplicht fiscale wet- en regelgeving ons om bepaalde financiële gegevens 7 jaar lang te bewaren. Informatie over de afwikkeling van vragen of klachten wordt maximaal 2 jaar na afwikkeling daarvan bewaard. Voor documentatie betreffende WOO en/of AVG-verzoeken wordt een bewaartermijn van vijf (5) jaar gehanteerd. Daarna worden de gegevens vernietigd.
Zo zijn een aantal partijen betrokken bij de werkzaamheden van het Fonds Podiumkunsten en om die reden een rol spelen bij de verwerking van persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan een andere overheidsinstantie, de Belastingdienst, een toezichthouder of een samenwerkingspartner. Dit zijn de zogenaamde “verwerkers”. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin precies is omschreven welke persoonsgegevens voor welk doel mogen worden verwerkt. Voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de “betrokkenen”) geldt dat het Fonds Podiumkunsten altijd het aanspreekpunt is als het gaat om de verwerking van persoonsgegevens.
het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens;
het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)
het recht om je persoonsgegevens te wijzigen;
het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd;
het recht om je gegevens te laten verwijderen indien de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd; er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn; en
het recht op beperking van de verwerking.
Als je jouw persoonsgegevens wilt laten aanpassen of verwijderen, dan kan je hierom verzoeken per e-mail naar privacy@fondspodiumkunsten.nl. Om te voorkomen dat derden gegevens over je zouden willen inzien en wij uw identiteit kunnen bevestigen, dien je jouw aanvraag te vergezellen van een kopie van jouw geldig identiteitsbewijs.
Wij zullen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand afwikkelen, maar hebben het recht om die termijn naar 2 maanden te verlengen. Wanneer we dat doen, zullen we dat op tijd aan je laten weten. Realiseer je dat een verzoek niet altijd kan worden toegestaan. Mochten we een reden hebben om niet aan je verzoek te (kunnen) voldoen, zullen we je daarover uiteraard informeren.
Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, helpen we je graag verder. Je kunt ons per mail bereiken of per post via Stichting Nederlands Fonds voor Podiumkunsten, postbus 8597, 2508CR ’s-Gravenhage.
In het geval dat we het niet eens worden, kun je een klacht indienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming mevrouw mr. Els Doornhein (edoornhein@devos.nl) en/of bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je daarover meer informatie.
Mevrouw Doornhein is te bereiken via: edoornhein@devos.nl.
Laatste versie: 5-12-2025