Veelgestelde vragen: Fair Practice Code, Governance Code Cultuur en Code Diversiteit & Inclusie


9 januari 2020

Overweegt u een aanvraag in te dienen voor een meerjarige festivalsubsidie of meerjarige productiesubsidie voor de periode 2021-2024?


Wekelijks krijgt het Fonds nieuwe vragen binnen. Onder andere over de beoordeling van de Fair Practice Code, Governance Code Cultuur en Code Diversiteit & Inclusie. Al deze vragen hebben wij hier op een rijtje gezet:

Producerende instellingen

Kan ik een ander subsidiebedrag aanvragen dan het subsidieadvies?
Ja, dat kan. Als je een hoger bedrag vraagt dan het advies, moet uit de aanvraag blijken waarom dat redelijk is. Het Fonds toetst wel kritisch of dat hogere bedrag op zijn plaats is. Als het met een verandering in je plannen te maken heeft, dan zal gekeken worden of het hogere bedrag passend is. In het algemeen geldt: hoe hoger het gevraagde bedrag, hoe indringender die toets.

Komen er nieuwe regels voor de financiële verantwoording van co-producties?
Nee. Wel zien we in de afgelopen periode dat inkomsten uit co-productie heel verschillend worden verwerkt, ook in situaties die op elkaar lijken. Uitgangspunt is wat het Fonds betreft transparantie. Het is niet de bedoeling dat door de manier waarop co-producties worden verwerkt, verschillen ontstaan tussen instellingen voor wat betreft het toe te kennen subsidiebedrag die geen feitelijke basis hebben.

Welke rol spelen de baten en lasten van co-producties bij het vaststellen van de subsidiehoogte?
Bij het subsidieadvies heeft het Fonds al gekeken naar de co-productie-inkomsten. Wie het geadviseerde bedrag aanvraagt, hoeft geen kritische vragen te verwachten. In het algemeen geldt verder dat we verwachten dat aanvragers transparant zijn over het precieze effect van co-produceren op hun exploitatie. Een transparante uitleg is nooit reden voor een lager subsidiebedrag dan eerder is geadviseerd.

Subsidieadvies

Kunnen recent flink toegenomen activiteiten en inkomsten het subsidieadvies beïnvloeden?
Het Fonds baseert zijn subsidieadvies per aanvrager op basis van de gegevens uit het verleden.

Is het wel verstandig om af te wijken van jullie advies over in welke categorie je zou moeten aanvragen?
Die keuze en verantwoordelijkheid ligt bij de aanvrager.

Wanneer ontvangen we de subsidieadviezen?
De huidige meerjarig gesubsidieerde instellingen begin december. Nieuwe aanvragers kunnen een aanvraag hiervoor indienen via aanvraagmeerjarig@fondspodiumkunsten.

Categorieën

Hoe is de indeling in categorieën tot stand gekomen?
Binnen de podiumkunstensector was behoefte aan maatwerk met meer ruimte voor de eigen aanpak en ambities. Om hieraan tegemoet te komen is een indeling gemaakt in categorieën. Dit heeft het Fonds gedaan op basis van de subsidiegegevens.

Instapeisen

Betreffen de instapeisen één jaar of drie jaar?
Het aantal producties en uitvoeringen heeft betrekking op de totale periode 2017-2019. Bijvoorbeeld: in categorie 1 gaat het om 40 uitvoeringen in de drie jaar.

Moeten alle activiteiten van de afgelopen jaren plaats hebben gevonden binnen een stichting?
Een maker kan ook aan de instapeis voldoen als hij/zij bij verschillende organisaties heeft gewerkt. De maker moet wel artistiek verantwoordelijk zijn geweest voor de producties.

Als het ernaar uit ziet dat ik niet aan het aantal vereiste producties en uitvoeringen ga voldoen, is het dan verstandig om aan te vragen? Bijvoorbeeld geen drie verschillende producties over de periode 2017-2019, maar wel ver boven de 40 voorstellingen.
Neem eerst contact op met het Fonds.

Kunnen reprises worden meegerekend in het aantal producties per jaar?
Ja.

Hoe hard is de instapeis van 75 uitvoeringen in 2017 - 2019 als de grootte van producties varieerde voor categorie 2?
Ook hiervoor geldt: neem contact op met het Fonds.

Er wordt dus bij de haalbaarheid van de instapeis geen onderscheid gemaakt tussen grotere of kleinere ensembles?
De instapeisen als het gaat over het aantal producties en uitvoeringen, hebben betrekking op prestaties uit het verleden.
Elke aanvrager kiest vervolgens de categorie die bij zijn werkelijkheid en ambities past, inclusief de bijbehorende instapeisen.

Wat als mijn liquiditeit of solvabiliteit niet op orde is?
U kunt wel aanvragen in categorie III als u niet aan de eis voldoet, maar u zult dan goed moeten kunnen uitleggen waar die slechte uitgangspositie vandaan komt en hoe u het denkt op te lossen. Een eventuele toezegging zal ook onder voorwaarde zijn van een herstelplan waarmee u de problemen oplost.

Benodigde andere inkomsten en begroting

Mogen behalve 'cash' ook inkomsten in natura worden meegerekend?
Je moet aannemelijk maken dat je het subsidiebedrag verdubbelt. Het Fonds kijkt uiteindelijk naar het totaalbeeld. Als inkomsten uit natura daar een klein deel van zijn, is dat geen probleem. Inkomsten in natura moeten wel realistisch worden ingeschat. Dat is niet hetzelfde als de commerciële waarde.

Mogen inkomsten van fondsen ook meetellen?
Ja.

Tellen sponsorinkomsten ook mee?
Ja.

Hoe verhoudt de kolom over het totale baten-niveau zich tot de vraag of je wel of niet subsidie krijgt van de gemeente?
De verwachte gemeentelijke en/of provinciale subsidie moet worden opgenomen onder de baten, net als andere inkomsten.

De eis wordt losgelaten, maar is die nu niet gewoon 50%?
Nee, het begrip eigen inkomsten behelsde bijvoorbeeld geen subsidie van andere overheden.

Dien je een gemiddelde begroting 2021- 2024 in?
Ja.

Mag je de structurele subsidie van de gemeente ook meetellen bij het bedrag dat je voor de verdubbeling moet regelen?
Ja.

Ik maak jeugdaanbod en het lukt mij niet het subsidiebedrag te verdubbelen
We houden rekening met de wat andere uitgangspositie van jeugdinstellingen, maar gaan er vanuit dat ook jeugdinstellingen die verdubbeling proberen te realiseren. Dat hoeft niet per se met publieksinkomsten, dat kan natuurlijk ook via andere inkomsten en subsidies.

Ondergrens output

Tellen reprise producties ook mee in het aantal producties bij de meerjarige regelingen?
Ja.

Wat telt mee als uitvoering?
We tellen alleen volwaardige uitvoeringen. Uitgangspunt is een uitvoering per dag.

Welk percentage van de voorstellingen die je speelt, mag je in het buitenland spelen?
50%, maar je bent niet verplicht om voor alle uitvoeringen subsidie aan te vragen. Een aanvrager kan dus een deel van de uitvoeringen die in het buitenland wordt gegeven niet opnemen in de aanvraag.

Is een speeldag op bijvoorbeeld De Parade dan hetzelfde als een volwaardige speelbeurt?
Bij het beoordelen van het aantal uitvoeringen gaat het Fonds uit van volwaardige uitvoeringen. In het geval van De Parade telt het Fonds een speeldag in principe als een speelbeurt.

Is er voor categorie 1 ook een eis van een minimum aantal producties in 2021-2024?
Nee, in alle categorieën is alleen een eis van aantal uitvoeringen.

Inhoudelijk plan en criteria

Krijgt talentontwikkeling een plek in de beoordeling?
Niet als specifiek criterium. Het kan wel onderdeel van de beoordeling zijn als de aanvrager daar in zijn aanvraag aandacht aan besteedt.

Speelt spreiding van de speelbeurten over alle regio's een rol?
Niet in de beoordeling, maar het is wel een verplichting in categorie II (minimaal 1/3 buiten Amsterdam) en III (minimaal 50% buiten Amsterdam).

Is er plek voor een relatief nieuw jeugdtheatergezelschap bij het Fonds?
Als de aanvrager voldoet aan de gestelde eisen.

Kan een rechtspersoon in oprichting aanvragen?
Ja, dat kan. De organisatie moet dan wel uiterlijk 9 maart 2020 de statuten mailen naar aanvraagmeerjarig@fondspodiumkunsten.nl.

Waarom moet de artistieke en zakelijke leiding gescheiden zijn?
Het Fonds vindt een heldere scheiding van artistieke, zakelijke en toezichthoudende taken van belang. Het is belangrijk dat kritisch kan worden gekeken naar elkaars functioneren. Vanuit dat perspectief vinden wij het beleggen van de zakelijke en artistieke taken bij dezelfde persoon geen voor de hand liggende constructie.

Ik heb geen reglementen over taak-, verantwoordelijkheids- en bevoegdheidsverdeling. Kan ik dan wel een aanvraag indienen?
Aanvragers in Categorie 2 en 3 dienen te beschikken over de betreffende reglementen. Op het moment van indienen van de aanvraag moeten deze gereed zijn. Als dat niet het geval is, loopt u het risico dat de aanvraag wordt afgewezen.

Fair Pay / Fair practice

Wordt de fair pay/fair practice ook doorgevoerd in de honoraria binnen de organisatie? Of alleen voor uitvoerenden?
Hantering van tarieven voor verschillende typen functies is aan de aanvrager. Of er een cao of richtlijnen gelden, moet de aanvrager zelf onderzoeken, al of niet bij de betreffende landelijke belangenorganisatie.

Is er een richtlijn voor fair pay vanuit het Fonds?
Nee, die kan alleen door de sector/discipline zelf worden bepaald. Daar heeft de overheid geen bepalende rol in.

Hoe kan een ensemble 100 concerten realiseren en toch een faire beloning aan musici geven, als nu voor een vergelijkbaar bedrag veel minder concerten worden gegeven?
De regeling van het Fonds is complementair aan de Basisinfrastructuur (BIS). In de BIS is vanaf 2021 budget beschikbaar voor grote ensembles zoals het Fonds Podiumkunsten die op dit moment subsidieert. Het Fonds heeft om die reden bij het inrichten van de regeling beperkt rekening gehouden met deze specifieke groep. Tegelijk is er binnen de regeling nog voldoende ruimte voor muziekaanbod in al zijn verschillende verschijningsvormen. Een aanvrager die zijn activiteiten niet kan plaatsen binnen de eisen uit de regeling kan het beste contact opnemen met het Fonds.

Code diversiteit

Zijn er richtlijnen voor inclusiviteit?
Niet vanuit het Fonds. De nieuwe Code Diversiteit en Inclusie is leidend.

Hoe wordt het criterium inclusiviteit gemeten?
Van meting zal geen sprake zijn. Van de aanvrager wordt verwacht dat hij de codes onderschrijft en een visie heeft hoe hij deze wil toepassen. Het Fonds zal in het jaarlijkse monitorgesprek met een meerjarig gesubsidieerde instelling volgen of en hoe de ambities van de organisatie wordt waargemaakt.

Worden de codes even streng beoordeeld in elke categorie?
Alle aanvragers dienen de codes te onderschrijven. Bij aanvragers voor categorie 2 en 3 geldt dat zij aan een aantal specifieke eisen op het gebied van governance dienen te voldoen.

Dubbele aanvragen bij OCW (BIS)

Als je meerdere aanvragen indient, bijvoorbeeld producerend/ontwikkelinstelling, hoe zit het dan met categorieën en instapeisen van die twee aanvragen ten opzichte van elkaar?
Ja, je moet helder kiezen bij wie je wat aanvraagt. Vraag je voor dezelfde kernactiviteiten subsidie aan bij Fonds en BIS, dan geldt: als de Raad voor Cultuur positief adviseert aan OCW over je aanvraag, stopt de behandeling van de aanvraag bij het Fonds. Als je voor de ene functie bij OCW aanvraagt en voor de andere bij het Fonds, wordt verwacht dat je één van die functies ook zelfstandig kunt uitoefenen als de andere aanvraag niet wordt gehonoreerd.

Mag ik ook bij andere rijkscultuurfondsen een aanvraag voor een meerjarige subsidie indienen?
Ja, dat mag. Mits de activiteiten uit de aanvragen los van elkaar staan en te realiseren zijn. Je kunt niet voor een activiteit dubbel worden gesubsidieerd.

Beoordeling van de aanvragen

Komt er een B-lijst met punten per categorie of een indeling zonder onderliggende puntentelling?
Er komt een puntenscore per criterium. Per categorie wordt een rangorde vastgesteld.

De subcommissies worden niet ontschot. Is er dan een integrale afweging?
Zowel disciplinedeskundigheid als een multidisciplinaire aanpak zal worden ingezet. Er is een integrale afweging per categorie.

Hoe nodigen we commissieleden uit voor voorstellingen die nu al spelen maar de cie leden nog niet bekend zijn?
Alle uitnodigingen kunnen naar het Fonds Podiumkunsten worden gestuurd.

Subsidieprocedures bij andere overheden

Producerende instellingen krijgen advies over de categorie op 1 december en 2 december dient het meerjarenplan bij de gemeente Den Haag te worden ingediend. Dat is een krap tijdsbestek. Hoe hier mee om te gaan?
Neem contact op met het Fonds.

Komt het fonds met een richtlijn/advies over hoe (berekening/hoogte) co-productiebijdragen bij baten dienen te worden meegenomen?
Inzichtelijk moet zijn welk deel van inkomsten en uitgaven samenhangt met coproducties.

Festivals


Kunnen auteursrechten en commissiekosten ook worden gerekend tot de programmeringskosten?

We hanteren als uitgangspunt bij de programmeringskosten de kosten die het festival maakt voor professioneel podiumkunstenaanbod dat in het festivalprogramma wordt getoond, in de vorm van uitkoopsommen, honoraria en gages. Tot de programmeringskosten kunnen ook commissiekosten en kosten voor auteursrechten worden gerekend die direct zijn verbonden aan voorstellingen en concerten die op het festival zijn geprogrammeerd. Voor auteursrechten geldt dat het zowel kan gaan om auteursrechten die door het gezelschap of optredende artiest zelf in rekening worden gebracht, als om kosten die het festival voor de professionele podiumkunstenprogrammering afdraagt aan auteursrechtenorganisaties.

Kunnen (co-)productiebijdragen ook worden gerekend tot de programmeringskosten?
We hanteren als uitgangspunt bij de programmeringskosten de kosten die het festival maakt voor professioneel podiumkunstenaanbod dat in het festivalprogramma wordt getoond, in de vorm van uitkoopsommen, honoraria en gages. Opdrachten en co-producties waarbij het festival geld investeert in het maken van specifiek aanbod voor het festival kunnen ook worden meegeteld bij programmeringskosten. Denk aan compositieopdrachten of een opdracht aan maker/gezelschap om specifiek aanbod voor het festival te creëren. Het moet dan wel om echt geld gaan en niet om gekapitaliseerde bijdragen.

Lokale / regionale bijdragen

Mag je bij de lokale bijdragen ook sponsorgeld meerekenen?
Nee, met lokale / regionale bijdragen worden alleen subsidies van gemeenten en provincies bedoeld.

Wat is de rol van lokale overheidsfondsen zoals het Amsterdams Fonds voor de Kunst?
Die tellen mee als gemeentesubsidie.

Instapeisen

Als je nu in de 2-jarige regeling zit, wordt het advies vanuit het Fonds dan automatisch een advies voor de nieuwe 2-jarige regeling, of kan dat advies vanuit het Fonds ook 4-jarig worden?
Er is geen subsidieadvies van het Fonds voor festivals. Dit geldt alleen voor aanvragen van producerende instellingen. Meerjarige subsidieaanvragen voor festivals betreffen alleen vierjarige aanvragen.

Mag je aanvragen als de tweede editie van je festival een maand na de aanvraagdeadline plaatsvindt?
Nee.

Als je als festival zelf voorstellingen produceert, bij welke regeling vraag je dan aan?
Bij de meerjarige festivalregeling voor je totale activiteitenpakket.

Wat wordt verstaan onder de 'lokale bijdrage' van minimaal 100.000 euro?
Dit kan subsidie van een gemeente en / of provincie zijn.

De resultaten van de editie 2019 zijn nog niet bekend bij het Fonds. Hoe tellen deze dan toch mee?
Doordat de aanvrager deze gegevens in zijn aanvraag voorlopig invult en er een jaarrekening 2019 moet worden nagestuurd.

Tellen bij de programmeringskosten ook investeringen mee die niet strikt als uitkoopsom gedefinieerd kunnen worden? Denk aan residentiekosten.
Nee. Wat meetelt zijn de kosten in de vorm van uitkoopsommen, honoraria en gages voor de professionele podiumkunstprogrammering. In ieder geval dus niet reis- en verblijfkosten en locatiekosten.

Stel, je redt het als bestaand festival niet om tot twee edities te komen met elk 50.000 euro programmeringskosten. Welke mogelijkheden zijn er dan nog?
Daar heeft het Fonds geen mogelijkheden voor. Voor beginnende festivals is meer een rol voor de betreffende gemeente weggelegd.

Wat zijn programmeringskosten?
De kosten in de vorm van uitkoopsommen, honoraria en gages voor de professionele podiumkunstprogrammering. Geen reis- en verblijf- en locatiekosten.

Welke coulance hanteert het Fonds bij festivals?
Hoofdregel is dat een festival dat geen 50.000 euro programmeringskosten had in de afgelopen edities, niet meer kan aanvragen. Er is een kleine coulance mogelijk; festivals voor wie dat zou gelden moeten vooraf contact opnemen.

Budget

Hoe heeft het Fonds de budgetten per landsdeel berekend?
We hebben daarvoor gekeken naar de huidige verdeling van festivals over het land. We hebben dus uitgerekend hoe de verdeling over de vijf landsdelen zou uitpakken als we uitgaan van de festivals die we nu subsidiëren. De verdeling over de landsdelen is dus neutraal, want gebaseerd op de bestaande situatie.

Waarom is het budget organisatiebijdrage festivals niet verdeeld over de landsdelen?
Omdat het om een paar festivals per landsdeel gaat en we daar ook rekening moeten houden met de wijzigingen in de Culturele Basisinfrastructuur (BIS).

Inhoudelijk plan en criteria

Als je ingebed bent in een gemeente, maar je bereist in de festivalperiode het hele land, hoe moet je dan de aanvraag opstellen?
Je kunt aanvragen vanuit het landsdeel waarin je het meest direct bent ingebed. Je festivalactiviteiten in andere landsdelen kun je meenemen in de aanvraag.

Zijn er ook festivals in samenwerking met mensen in kwetsbare situaties (armoede, migranten, jongeren, ouderen in eenzaamheid)? Zo ja, welke plaats nemen deze mensen in? Zo nee, waarom niet?
Elk festival kan zijn eigen artistiek profiel kiezen, daarbinnen is ruimte voor dit soort samenwerkingen.

Programmabijdrage en organisatiebijdrage

Wat zijn de criteria om als festival in aanmerking te komen voor een organisatiebijdrage?
Minimale lasten van € 300.000, minimale bijdrage van andere overheden € 100.000 en positief commissieadvies over de aanvraag. De commissie kiest een beperkt aantal festivals uit voor een organisatiebijdrage.

Het Fonds doet niet meer dan provincie en gemeente samen. Geldt dat ook voor de organisatiebijdrage of alleen voor de programmeringsbijdrage? Dus minimaal 100.000.
Het geldt voor het totale subsidiebedrag dat het Fonds verstrekt. Bijvoorbeeld als een festival alleen een programmeringsbijdrage krijgt, dan geldt daarvoor dat die programmeringsbijdrage niet hoger is dan de lokale bijdrage.

Kun je enkel gehonoreerd worden voor de programmeringsbijdrage en afgewezen worden voor de organisatiebijdrage?
Dat is mogelijk.

Moet ik de organisatiebijdrage opnemen in de begroting? En wat moet ik doen als ik de organisatiebijdrage niet ontvang?
De organisatiebijdrage moet worden opgenomen in de begroting. Als het Fonds besluit deze niet toe te kennen, dan is het niet nodig om een aangepaste begroting in te dienen. Tijdens het jaarlijkse monitorgesprek zal worden gesproken over de gevolgen voor uw plannen van het niet verkrijgen van deze bijdrage.

Beoordeling

Wanneer en hoe krijgt het overleg met provincies en gemeente gestalte? Is er dan nog een festivalcommissie?
Er komen beoordelingscommissies voor elk van de vijf landsdelen. De beoordelingscommissies worden samengesteld door het Fonds en de lokale overheden. Een deel van de commissie wordt voorgedragen door de lokale overheden.

Worden de FPK commissieleden voor de festivals toegevoegd aan de Brabantstad commissie waar nu leden voor geworven worden?
Zie vraag hierboven.

Heeft Amsterdam een speciale status in de festivalregeling?
Nee, Amsterdam valt binnen het landsdeel West. In alle landsdelen worden dezelfde regels toegepast. Wel zijn de budgetten per landsdeel verschillend.

Komt het Fonds met een richtlijn/advies over hoe (berekening/hoogte) co-productiebijdragen bij baten dienen te worden meegenomen?
Inzichtelijk moet zijn welk deel van de inkomsten en uitgaven samenhangt met coproducties.

Tellen projectsubsidies van lokale overheden mee voor de hoogte van de lokale bijdragen?
Uitgangspunt is dat het gaat om structurele ondersteuning van lokale overheden voor het organiseren van een festival. We gaan ervan uit dat deze ondersteuning ieder jaar aanwezig is. Daar kan ook projectondersteuning onder vallen. Maar in ieder geval geen incidentele subsidie zoals een subsidie om een eenmalig tekort op te vullen.
Noha Saré | Foto: Kick van Doorn
Noha Saré | Foto: Kick van Doorn
Een van de gehonoreerde projecten: Vrienden van Matteüs
Een van de gehonoreerde projecten: Vrienden van Matteüs
Een van de gehonoreerden: Dutch Golden Collection Foundation
Een van de gehonoreerden: Dutch Golden Collection Foundation
Limburg Festival | Foto: Moon Saris
Limburg Festival | Foto: Moon Saris
Een van de gehonoreerde nieuwe makers: Michaël Bloos - Nieuwe Helden |  Foto: JW Kaldenbach
Een van de gehonoreerde nieuwe makers: Michaël Bloos - Nieuwe Helden | Foto: JW Kaldenbach
Een van de gehonoreerden Oranjewoud Festival | Foto: Lucas Kemper
Een van de gehonoreerden Oranjewoud Festival | Foto: Lucas Kemper
meer